Adatkezelési és adatvédelmi nyilatkozat

I. BEVEZETÉS

Az Esztergomi Futóművek ASE tájékoztatja egyesületi tagjait, a versenyein résztvevőket és nevezési rendszerébe regisztrálókat adatkezelési gyakorlatáról és a felhasználók jogorvoslati lehetőségeiről. Az Esztergomi Futóművek ASE (a továbbiakban EFM) mint adatkezelő, a vonatkozó jogszabályokba foglalt feltételeknek eleget téve kötelezettséget vállal arra, hogy az általa végzett adatkezelés megfelel a jelen tájékoztatóban és a hatályos jogszabályokban meghatározott elvárásoknak.
 

1. Vonatkozó jogszabályok:

  • 2011. évi CXII. törvény az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról (Infotv.)
  • Az Európai Parlament és a Tanács (EU) 2016/679 rendelete a természetes személyeknek a személyes adatok kezelése tekintetében történő védelméről és az ilyen adatok szabad áramlásáról
  • 2001. évi CVIII. törvény az elektronikus kereskedelmi szolgáltatások, valamint az információs társadalommal összefüggő szolgáltatások egyes kérdéseiről
  • 2008. évi XLVIII. törvény a gazdasági reklámtevékenység alapvető feltételeiről és egyes korlátairól.

 

2. Fogalmak

2011. évi CXII. (Infotv.) 3. § alapján (csak a jelen nyilatkozat szempontjából releváns pontok)
1. érintett: bármely meghatározott, személyes adat alapján azonosított vagy – közvetlenül vagy közvetve – azonosítható természetes személy
2. személyes adat: az érintettel kapcsolatba hozható adat – különösen az érintett neve, azonosító jele, valamint egy vagy több fizikai, fiziológiai, mentális, gazdasági, kulturális vagy szociális azonosságára jellemző ismeret -, valamint az adatból levonható, az érintettre vonatkozó következtetés
5. közérdekű adat: az állami vagy helyi önkormányzati feladatot, valamint jogszabályban meghatározott egyéb közfeladatot ellátó szerv vagy személy kezelésében lévő és tevékenységére vonatkozó vagy közfeladatának ellátásával összefüggésben keletkezett, a személyes adat fogalma alá nem eső, bármilyen módon vagy formában rögzített információ vagy ismeret, függetlenül kezelésének módjától, önálló vagy gyűjteményes jellegétől, így különösen a hatáskörre, illetékességre, szervezeti felépítésre, szakmai tevékenységre, annak eredményességére is kiterjedő értékelésére, a birtokolt adatfajtákra és a működést szabályozó jogszabályokra, valamint a gazdálkodásra, a megkötött szerződésekre vonatkozó adat;
6. közérdekből nyilvános adat: a közérdekű adat fogalma alá nem tartozó minden olyan adat, amelynek nyilvánosságra hozatalát, megismerhetőségét vagy hozzáférhetővé tételét törvény közérdekből elrendeli
7. hozzájárulás: az érintett akaratának önkéntes és határozott kinyilvánítása, amely megfelelő tájékoztatáson alapul, és amellyel félreérthetetlen beleegyezését adja a rá vonatkozó személyes adat – teljes körű vagy egyes műveletekre kiterjedő – kezeléséhez
8. tiltakozás: az érintett nyilatkozata, amellyel személyes adatának kezelését kifogásolja, és az adatkezelés megszüntetését, illetve a kezelt adat törlését kéri
9. adatkezelő: az a természetes vagy jogi személy, illetve jogi személyiséggel nem rendelkező szervezet, aki vagy amely önállóan vagy másokkal együtt az adat kezelésének célját meghatározza, az adatkezelésre (beleértve a felhasznált eszközt) vonatkozó döntéseket meghozza és végrehajtja, vagy az adatfeldolgozóval végrehajtatja
10. adatkezelés: az alkalmazott eljárástól függetlenül az adaton végzett bármely művelet vagy a műveletek összessége, így különösen gyűjtése, felvétele, rögzítése, rendszerezése, tárolása, megváltoztatása, felhasználása, lekérdezése, továbbítása, nyilvánosságra hozatala, összehangolása vagy összekapcsolása, zárolása, törlése és megsemmisítése, valamint az adat további felhasználásának megakadályozása, fénykép-, hang- vagy képfelvétel készítése, valamint a személy azonosítására alkalmas fizikai jellemzők (pl. ujj- vagy tenyérnyomat, DNS-minta, íriszkép) rögzítése
11. adattovábbítás: az adat meghatározott harmadik személy számára történő hozzáférhetővé tétele
12. nyilvánosságra hozatal: az adat bárki számára történő hozzáférhetővé tétele
13. adattörlés: az adat felismerhetetlenné tétele oly módon, hogy a helyreállítása többé nem lehetséges
16. adatmegsemmisítés: az adatot tartalmazó adathordozó teljes fizikai megsemmisítése
17. adatfeldolgozás: az adatkezelési műveletekhez kapcsolódó technikai feladatok elvégzése, függetlenül a műveletek végrehajtásához alkalmazott módszertől és eszköztől, valamint az alkalmazás helyétől, feltéve, hogy a technikai feladatot az adaton végzik
18. adatfeldolgozó: az a természetes vagy jogi személy, illetve jogi személyiséggel nem rendelkező szervezet, aki vagy amely szerződés alapján – beleértve a jogszabály rendelkezése alapján kötött szerződést is – adatok feldolgozását végzi
19. adatfelelős: az a közfeladatot ellátó szerv, amely az elektronikus úton kötelezően közzéteendő közérdekű adatot előállította, illetve amelynek a működése során ez az adat keletkezett
20. adatközlő: az a közfeladatot ellátó szerv, amely – ha az adatfelelős nem maga teszi közzé az adatot – az adatfelelős által hozzá eljuttatott adatot honlapon közzéteszi;
21. adatállomány: az egy nyilvántartásban kezelt adatok összessége
26. adatvédelmi incidens: személyes adat jogellenes kezelése vagy feldolgozása, így különösen a jogosulatlan hozzáférés, megváltoztatás, továbbítás, nyilvánosságra hozatal, törlés vagy megsemmisítés, valamint a véletlen megsemmisülés és sérülés
 

3. Az adatkezelő adatai:

Név:
Esztergomi Futóművek Amatőr Sportegyesület (EFM)
Cím:
2500 Esztergom, Bátori Schulcz Bódog u. 16.
Az egyesület adószáma:
18617883-1-11
Bírósági bejegyzés száma:
Pk.60.071/2008/4.
E-mail cím:
esztergomifutomuvek@gmail.com
Adatkezelésért felelős:
Érdy Gábor
Telefonszáma:
(+36) 20-913-7189
E-mail címe:
gabor.erdy@gmail.com
Egyesület honlapja:
www.esztergomifutomuvek.hu
Versenyeink honlapja:
www.dpfp.hu

 

II. ADATKEZELÉSI ALAPELVEK

A személyes adatok kezelésének jogalapja az Infotv. 5. § (1) bekezdés a) pontja szerint az érintett hozzájárulása. Kiskorú személy nyilatkozatához a törvényes képviselőjének hozzájárulása szükséges, kivéve azon szolgáltatás részeket, ahol a nyilatkozat a mindennapi életben tömegesen előforduló regisztrációt céloz, és különösebb megfontolást nem igényel.
Személyes adat csak megfelelő tájékoztatáson alapuló beleegyezéssel kezelhető. Az adatok harmadik személy részére nem adhatók ki. Az Adatkezelő a birtokában levő személyes adatokat tovább nem dolgozza fel, ezért adatfeldolgozásra megbízást nem ad.

Az érintettet – egyértelműen, közérthetően és részletesen – tájékoztatni kell az adatai kezelésével kapcsolatos minden tényről, így különösen az adatkezelés céljáról és jogalapjáról, az adatkezelésre és az adatfeldolgozásra jogosult személyéről, az adatkezelés időtartamáról, illetve arról, hogy kik ismerhetik meg az adatokat. A tájékoztatásnak ki kell terjednie az érintett adatkezeléssel kapcsolatos jogaira és jogorvoslati lehetőségeire is.

Az egyesületi tagok az egyesületbe történő belépéssel – a Belépési nyilatkozat regisztrációs adatainak megadásával, és aláírásukkal járulnak hozzá adataik kezeléséhez.
A rendezvényeinken induló versenyzők az eseményre történő online nevezéssel hozzájárulnak a lent részletezett adataik kezeléséhez. Ezek az adatok az online nevezési rendszerbe való regisztráció során kötelezően kitöltendőként jelennek meg. A nem kötelezően kitöltendő adatok kezelésének alapja a résztvevő hozzájárulása.
A rendezvényeken helyszínen regisztráló versenyzők a „nevezési lap” kitöltésével és a hátoldalon levő nyilatkozat aláírásával járulnak hozzá adataik kezeléséhez.
Csapatnevezés (váltó) esetén a csapatvezetőnek kell a váltótagot is beneveznie, mivel csapat csak együtt nevezhet, melyhez nem várható el minden tag személyes megjelenése. Az EFM ezért megadja a lehetőséget versenyzőinek, hogy másokat is benevezhessenek versenyeire. Ilyen esetben feltételezzük és elvárjuk, hogy a nevezést végző csapattag rendelkezzék az érintett személyek hozzájárulásával a nevezéssel járó adatkezeléshez. A személyes adatok kezeléséhez általában nem szükséges az írásos hozzájárulás.
 

III. AZ ESZTERGOMI FUTÓMŰVEK ADATKEZELÉSE

 

1. Az adatkezelési szabályzat célja

Az egyesület tagjainak (beleértve a tisztségviselők, rendes- és pártoló tagok is), a versenyeink rendezőinek, az egyesület rendezvényein résztvevőknek, valamint a weboldalon regisztrálóknak önkéntes, tájékozott és határozott hozzájárulása alapján.
Egyesületi tagok esetében:

  • a tagok azonosíthatósága személyes adataikkal (az adatok nyilvántartása, kezelése, továbbítása, nyilvánosságra hozatala)
  • a tagok tevékenységének nyilvántartása
  • hírlevelek küldése a tagok elektronikus és/ vagy postai címére
  • a folyamatos kapcsolat és tájékoztatás feltételeinek biztosítása
  • a tagok versenyeken elért eredményeinek és elismeréseinek nyilvántartása
  • pénzügyi nyilvántartások vezetése

Az egyesület weboldalain és a helyszínen regisztrált versenyzők esetén:

  • azonosíthatóság személyes adataikkal (az adatok nyilvántartása, kezelése, továbbítása, nyilvánosságra hozatala)
  • a versenyekkel kapcsolatos adatok, statisztikák készítése
  • a folyamatos kapcsolat és tájékoztatás feltételeinek biztosítása
  • elismerések, díjak nyilvántartása, eredmények közzététele
  • pénzügyi nyilvántartások vezetése,
  • kedvezmények, szolgáltatások biztosításához a jogosultságok ellenőrzésének lehetővé tétele
  • statisztikák, elemzések összeállítása

 

2. Az adatkezelés tartalma, hatálya

 
2.1. Az adatkezelés:

  • az egyesületi tagok esetében a tagnyilvántartás
  • az egyesület weboldalain regisztrált versenyzőkkel kapcsolatos adatok kezelése
  • az egyesület versenyein, rendezvényei résztvevőknek a különböző eseményeken, versenyeken való részvételhez szükséges személyes adatok és elért eredményeik rögzítése
  • az egyesület által kötött szerződésekkel, pályázatokkal kapcsolatos adatok kezelése

 
2.2. A kezelt adatok köre
Az általunk kezelt személyes adatokat lent részletezzük az adatkezelés céljával együtt. Fontosnak tartjuk kiemelni, hogy az EFM semmilyen különleges adatot nem tart nyilván tagjairól, versenyzőiről. Ügyfeleinkről az általuk megadott adatokat, illetve ezekből számított értékeket (korcsoport) tartunk nyilván. Ugyancsak nyilvántartjuk a versenyek során elért eredményeket (pl. befutóidő, helyezés, megtett távolság) és a versenyszervezéssel kapcsolatos adatokat (pl. rajtszám átvétele, nevezés visszaigazolása).
Nyilvántartjuk a pénzügyi tranzakciók adatait (dátum, összeg, pénznem, befizetett tétel, online nevezés esetén tranzakcióazonosító).
Az online nevezési felületet üzemeltetője és fejlesztője az EFM. A beérkező adatokat az EFM dolgozza fel, és tárolja. A papír alapú adatok feldolgozását, tárolását szintén az EFM végzi.

Egyesületi tagok esetében:

  • név
  • születési idő
  • lakcím, telefonszám és e-mail cím
  • tagság kezdete
  • futanetes azonosító
  • pólóméret
  • munkahely és foglalkozás (megadása önkéntes)

Igazolt versenyzők esetén a fenti adatokon kívül:

  • anyja neve
  • TAJ és személyi igazolvány száma
  • születési hely
  • versenyengedély száma

Az egyesület weboldalain regisztráló személyek esetén:

  • név
  • lakcím (csak ország és város), állampolgárság
  • születési időpont
  • telefonszám és e-mail cím
  • egyesület
  • versenytáv
  • regisztráció időpontja
  • nevezési díj összege
  • kedvezmény kódja
  • pólóméret

Egyéb:

  • Versenyeinkkel, közösségi rendezvényeinkkel kapcsolatos adatok, leírások, statisztikák.
  • Az EFM honlapján levő tagok felhasználói profilja, és a saját felülethez kapcsolódó adatok (riport; eredmények, élménybeszámolók, kilométerek)

Tájékoztatás az élménybeszámolókra vonatkozóan
A felhasználók élménybeszámolókban leírt véleménye személyes adat, a hozzászóló felhatalmazást ad arra, hogy az általa közzétett személyes adatait mások kezeljék (rögzítsék, használják, újra nyilvánosságra hozzák stb.). A beszámolókban közöltek alapján mások a hozzászóló személyét érintő – nem feltétlenül valós –, következtetéseket vonhatnak le. A beszámoló által a közzétett adatok további kezelésének jogalapja az Infotv. 6.§ (7) bekezdésében meghatározott vélelem, amely szerint az érintett hozzájárulását megadottnak kell tekinteni a közszereplése során általa közölt vagy a nyilvánosságra hozatal céljából általa átadott adatok tekintetében.

Rajt- és eredménylisták
Versenyeink nagyobb részén az amatőr futóversenyeken elfogadott szokásoknak megfelelően, a sportesemények tisztaságának és átláthatóságának érdekében nyilvános rajtlista és eredménylista készül a nevezőkről. A rajtlista tartalmazza a versenyző nevét, születési évét, lakóhelyét (csak település), állampolgárságát, nemét, egyesületét és az adott versenyen érvényes korkategóriáját. Ennek alapján mindenki láthatja, hogy kivel versenyez. Az eredménylista a rajtlista adatain túlmenően a nettó és bruttó befutóidőt, részidőket, megtett távolságot, abszolút és kategórián belüli helyezést, valamint a kizárás, feladás, időbüntetés tényét tartalmazhatja.
Versenyzőink a versenyekre való benevezéssel hozzájárulásukat adják felsorolt adataiknak a nyilvános rajt- és eredménylistákban való közléséhez.

E-mailek küldése
E-mailt küldünk minden versenyzőnknek

  • az online nevezési rendszerben történt sikeres nevezésről (visszaigazoló levél)
  • a versenyekkel kapcsolatos tudnivalókról
  • a versenyek után tájékoztató levél (képek, oklevelek, eredmények honlapra kerüléséről)
  • szükség esetén ügyintézés, adategyeztetés céljából

Az adatok megismerésére jogosultak köre
A versenyzők által megadott személyes adatok megismeréséhez az egyesületen belül csak azon dolgozók jogosultak, akik nevezéssel kapcsolatos feladatokat látnak el, illetőleg az adatok karbantartását, elemzését, összesítését, értékelését végzik, valamint akik a versenyzők esemény előtti és utáni tájékoztatásáért felelősek. A fent említett körbe tartoznak:

  • a neveztetők és adatrögzítők
  • a rendszergazda és az adatbázis kezelője

 
2.3. Az adatkezelés időtartama
Az egyesületi tagok esetében a tagsági viszony kezdetétől a tagsági viszony megszűnéséig. A tagsági viszony megszűnésének módjairól az egyesület alapszabálya rendelkezik.
A versenyeken, rendezvényeken résztvevők, illetve a weboldalon regisztráló felhasználók esetén az egyesület saját honlapján statisztikai adatként megőrzi a személyes adatokat az egyesület működésének végéig.
A helyszíni nevezések regisztrációs lapjait az egyesület 3 évig tárolja, ezt követően azt megsemmisíti.
 
2.4. A személyes adatok törlése, változás bejelentése

a. A személyes adatok törlése:

  • Az egyesületi tagok tagságuk megszűnéséig nem kérhetik adataik törlését. A tagság megszűnésekor az egyesület írásban köteles közölni az adott személlyel, hogy adatait a tagnyilvántartásból törölte;
  • Az egyesület versenyein, rendezvényein résztvevők, illetve a weboldalon regisztrálók felhasználók adatainak törlési igényét írásban kérhetik, melynek teljesítéséről az egyesület 30 napon belül köteles írásban tájékoztatni az érintettet. Folyamatban levő nevezés esetén ez csak a versenytől való visszalépéssel együtt lehetséges.

Az Infotv. 6. § (5) bekezdése alapján az adatkezelési hozzájárulás visszavonása után is tárolhatjuk azokat az adatokat, amelyek jogi kötelezettségünk teljesítéséhez, illetve saját vagy harmadik személy jogos érdekének érvényesítéséhez kellenek. Jogi kötelezettségeink közé tartozik a pénzügyi ellenőrzéseknek való megfelelés, amelyhez az adatbázisban tárolt fizetési adatokra van szükség. Jogos érdekünk az adatbázis integritásának megőrzése. Ennek keretében technikai okból (az adatbázisok felépítése miatt) nem tudunk olyan adatot törölni, amely más adathoz szorosan kötődik. Jogi kötelezettségünk, egyben jogos érdekünk és harmadik személyekkel szembeni kötelezettségünk a biztonsági másolatok megőrzése, hogy sérülés esetén az adatbázis helyreállítható legyen. A biztonsági másolatokból adatok nem törölhetők, csak az éles adatbázisból. A biztonsági másolatokhoz csak az adatkezelő férhet hozzá, és csak üzemzavar esetén használjuk fel őket helyreállításra. Jogos érdekünk továbbá, hogy továbbra is kinyerhessük adatbázisunkból a statisztikai adatokat. Harmadik személyek jogos érdeke, hogy vissza tudjuk követni, ki nevezte be őket az adott versenyre, illetve hogy ne töröljük a teljes csapat nevezését és eredményeit azért, mert egy csapattag az adatai törlését kérte.

b. Változások bejelentése
A személyi adatokban bekövetkezett változás bejelentése: csak az egyesület tagjai számára kötelezőek a változás bekövetkeztét követő 15 munkanapon belül.
 
2.5. Az adatkezelési szabályzat módosításának lehetősége
Az egyesület fenntartja a jogot, hogy jelen adatkezelési szabályzatot az érintettek előzetes értesítése mellett egyoldalúan módosítsa. Erre azon esetekben kerülhet sor, ha a szolgáltatások köre bővül, a technikai rendszer megváltozik, vagy azt jogszabály kötelezővé teszi. Azonban ilyen jellegű módosítás nem jelentheti a személyes adatok eredeti céltól való eltérő kezelését. Amennyiben az Érintett 15 napon belül, írásban nem jelzi a módosítással kapcsolatos kifogását, akkor részéről elfogadottnak tekinthető a szabályzat módosítása.
 

3. Adattovábbítás külföldre

Az EFM semmilyen személyes adatot nem továbbít külföldre.
 

4. Adatfeldolgozó partnereink

 
4.1 Általános

Online nevezési rendszerünk – honlapunk részeként – a WEB-SERVER Kft. által üzemeltetett szervereken fut.

Cím:
4024 Debrecen, Kossuth utca 42. 2/5.
Email:
info@web-server.hu
Telefon:
+36 52/541-346 ; +36 20/335-1162

A WEB-SERVER Kft. a szokásos szerver hosting szolgáltatást nyújtja, azaz gondoskodik az online nevezési szerver működéséről és biztonságáról, de a rendszerünkben tárolt adatokat ezen túlmenően (pl. saját céljaira) nem kezeli. A szolgáltató biztonsági okból a webszervereken általánosan szokásos naplózást végzi (felkeresett oldal neve, a látogatás időpontja, a látogató IP-címe).
 
4.2. Versenypartnerek
Versenyeinken alkalmanként chipes időmérést biztosítunk. Időmérő partne-reinknek az adott versenyen részt vevőknek a verseny lebonyolításához szükséges személyes és nevezési adatait adjuk át, akik ezeket az adatokat a verseny során mért időadatokkal és az ezekből kiszámított helyezésekkel bővítve adják vissza nekünk, illetve önállóan feltöltik saját oldalunkra az eredménylistákat. Időmérőink az adatokat kizárólag a EFM által meghatározott célra és módon dolgozzák fel.

Partnereink:

  • AGNI-TECH Informatikai Kereskedelmi és Szolgáltató Kft. (www.agni-timing.hu, sportido@agni.hu, (1) 236-3011)
  • Cetera Bt. (SPORTident rendszer – 2067 Szárliget, Béke u. 23. – (30) 586-6625) 

 
4.3 Egyesületi tagok adatainak átadása kedvezményt nyújtó üzleteknek, cégeknek

E pont kialakítása folyamatban.
 
4.4 Az adatkezelésben érintett számítógépeink helye
Az EFM adatkezelésének helye az egyesület székhelye (2500 Esztergom, Bátori S. B. u. 16.). Az itt található számítógépen tároljuk az egyesülettel kapcsolatos adatokat, az online nevezésből, a helyszíni nevezési lapokból feldolgozott és a verseny időméréséből származó adatokat. A számítógépen tárolt adatokról megfelelő gyakorisággal biztonsági másolat készül külső merevlemezre, mely szintén itt található.

Weboldalainkat a WEB-SERVER Kft. szerverei szolgáltatják.
 
4.5 A weboldalak látogatásakor keletkező adatok
Mint minden webszerver az interneten, a mi webszervereink is automatikusan tárolnak egyes adatokat a weboldalaink megtekintésekor, amelyek személyes adatnak minősülhetnek. A www.esztergomifutomuvek.hu és a www.dpfp.hu weboldalaink felkeresésekor a szerverek az általánosan szokásos adatokat tárolják az esetleges üzemzavarok elhárítása, a szolgáltatások javítása és a betörési kísérletek felderítése végett:

  • a látogatás időpontja
  • a megtekintett oldal címe
  • a hivatkozó oldal címe (ahonnan a látogató érkezett)
  • a látogató IP-címe
  • a látogató böngészőfejléce (ún. user agent), amely az operációs rendszer és a böngésző típusát, verziószámát tartalmazza

 
4.6. Sütik használata a weboldalon
Weboldalaink sütiket (cookies) – olyan apró szöveges adatfájlokat, amelyek az Ön webböngészőjén keresztül weboldalunkat meglátogatva számítógépe merevlemezén tárolódnak – nem használnak.
 

IV. JOGORVOSLATI LEHETŐSÉGEK

Amennyiben úgy érzi, hogy az Esztergomi Futóművek ASE, vagy annak valamely tagja megsértette a személyes adatainak védelméhez fűződő jogát, úgy kérjük, vegye fel a kapcsolatot az Esztergomi Futóművekkel valamely elérhetőségünk útján, hogy a problémát mielőbb megoldhassuk.
Elérhetőségeink a tájékoztató elején olvashatóak.
Ha úgy véli, hogy az Esztergomi Futóművek ASE a problémájával kapcsolatban nem tette meg a megfelelő lépéseket, lehetősége van a továbbiakban bírósághoz, illetve a Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatósághoz fordulni.

Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóság

Postacím:
1534 Budapest Pf.:834
Cím:
1125 Budapest Szilágyi Erzsébet fasor 22/C.
Email:
ugyfelszolgalat@naih.hu
Telefon:
+36 1/391-1400
Fax:
+36 1/391-1410
Weboldal:
www.naih.hu
Elnök:
Dr. Péterfalvi Attila

 
Hatályos: 2018. június 25.